نرم افزار يكپارچه مالي چيست و چطور بهترين نرم افزار يكپارچه مالي را انتخاب كنيم؟
سرعت تغيير و تحول در كسب و كارها، استفاده از ابزارهاي نرمافزاري را از يك گزينه آپشنال (قابل بررسي) به يك پيش نياز مهم و اصلي تبديل كرده است، اما بياييد به اين سوال پاسخ دهيم كه چرا در عصر تحول ديجيتال از دوره «چرايي استفاده از نرمافزار» به دوره «انتخاب نرمافزار مالي مناسب و قابل اعتماد» رسيدهايم؟
هر كسب و كاري يا سازماني در بحث انتخاب نرمافزار و مخصوصا نرمافزار مناسب براي رفع نيازهاي روزمره مالي و اداري خود، نيازمند آگاهي از برخي اطلاعات پايهاي و مهم است كه با داشتن اين اطلاعات و آگاهي از ابعاد مختلف آنها ميتوانند با هزينهاي منطقي نرمافزار مناسبي انتخاب كرده و هزينه را به سرمايه تبديل كند.
سرفصلهاي مهمي كه به بررسي آنها ميپردازيم عبارتند از:
- تفاوت نرمافزار و نرمافزار يكپارچه
- تفاوت نرمافزار جامع و نرمافزار يكپارچه
- تفاوت سيستم يكپارچه و نرمافزار يكپارچه
- انواع نرمافزارهاي يكپارچه از نظر تكنولوژي و بستر فعاليت
تفاوت نرمافزار با نرمافزار يكپارچه
براي بيشتر مردم و كاربران عمومي نرمافزار، در شرايط عادي تفاوت خاصي بين يك نرمافزار و نرمافزار يكپارچه وجود ندارد و در حقيقت اين مفهوم ممكن است براي آنها اهميتي نداشته باشد. بنابراين با يك مثال كاربردي، تفاوت، كاربرد و اهميت يكپارچگي را توضيح خواهيم داد تا مشخص شود كه حتي كاربران عادي نرمافزار نيز بدون آگاهي و دانش در اين خصوص، استفاده از نرمافزار يكپارچه را ترجيح داده و در بسياري از امور روزمره خود، از نرمافزار يكپارچه مالي و اداري استفاده ميكنند.
نرمافزار اصولا ابزاري است براي رفع يك نياز مشخص نظير تايپ نامه، ويرايش عكس، تدوين فيلم، ارسال و دريافت ايميل، تبادل پيام و ساير موارد كه هر كاربر موبايل يا رايانه حداقل با يك يا چند مورد از موارد ذكر شده در روز سروكار دارد. براي مثال نرمافزار مايكروسافت ورد (Microsoft Word) يك نمونه نرمافزار عمومي و پركاربرد براي امور تايپي است كه ميتوان گفت روي هر كامپيوتري وجود دارد و اكثر مردم با آن آشنايي دارند.
از همين شركت نرمافزار صفحه گسترده اِكسل (Microsoft Excel) براي رفع نيازهاي مديريتي نظير ثبت و محاسبات مالي نيز وجود دارد كه علاوه بر اينكه بهصورت مستقل فعاليت ميكند، ميتواند نيازهاي مخاطب خود را بهصورت كامل و جامع پوشش دهد و اين امكان را دارد كه با نرمافزار ورد نيز تبادل اطلاعات كند. براي مثال ميتوان در اِكسل يك چارت آماري طراحي كرد و از آن در متن يك نامه در وُرد استفاده كرد يا ميتوان يك متن خاص با طراحي خاص را در نرمافزار وُرد طراحي و در نرمافزار اِكسل استفاده كرد.
در كنار وُرد و اِكسل نرمافزارهاي ديگري از شركت مايكروسافت نيز موجود است كه براي رفع نيازهايي نظير مديريت بانكهاي اطلاعاتي (Microsoft Access) يا مديريت پست الكترونيكي (Microsoft Outlook) استفاده ميشوند و بسياري از كاربران كامپيوتر با آنها آشنايي دارند. هر كدام از نرمافزارهاي معرفي شده، به تنهايي قابل استفاده هستند و نياز كاربر را در حوزه تخصصي خود رفع ميكنند.
اما همه نرمافزارهاي نام برده شده امكان ارتباط با هم و استفاده از امكانات يكديگر را دارند و بهصورت يك بسته جامع نرمافزاري به نام مايكروسافت آفيس قابل تهيه، نصب و استفاده هستند، به همين دليل اكثر مردم به جاي تهيه تك به تك هر نرمافزار، پكيج نرمافزار آفيس را تهيه و نصب ميكنند.
نرمافزارهاي نام برده شده در مثال قبل، به تنهايي هر كدام يك نرمافزار هستند، اما نرمافزار مايكروسافت آفيس يك «نرمافزار يكپارچه» است كه از چند نرمافزار تخصصي با ويژگيهاي متفاوت اما با قابليت ارتباط با يكديگر تشكيل شده و حتي ميتوان آن را يك نرمافزار يكپارچه اداري دانست.
بنابراين به سادگي ميتوان متوجه شد كه بسياري از كاربران كامپيوتر بدون آگاهي و اطلاع قبلي، كاربر نرمافزار يكپارچه هستند و حتي ميتوان گفت كه استفاده از نرمافزار يكپارچه يا نرمافزارهاي يكپارچه را ترجيح ميدهند و تمايل دارند از ابزاري استفاده كنند كه همه نيازهاي آنها را برآورده كند و در عين حال قابل اعتماد و اطمينان باشد.
تفاوت نرمافزار جامع و نرمافزار يكپارچه
نرمافزار جامع همانند نرمافزار يكپارچه ميتواند از يك يا چند نرمافزار تهيه شده باشد با اين تفاوت كه هدف نرمافزار جامع معمولا پوشش نيازهاي تخصصي يك حوزه خاص كسب و كار يا يك حوزه تخصصي فعاليت است. تمركز يك نرمافزار جامع بيشتر روي برآورده كردن نيازهاي مختلف يك كسب و كار تخصصي است كه مفاهيم پايه و نوع فعاليت آن با ساير كسب و كارها متفاوت و به تنهايي از گستردگي زيادي برخوردار است. اين نوع نرمافزارها معمولا يكپارچه هستند و بهصورت جامع و كامل امكان تبادل اطلاعات بين يكديگر را دارند.
براي مثال ميتوان به حوزه شهرداريها اشاره كرد كه در سطح كشور از تعدد و پراكندگي بسيار زيادي برخوردارند و علاوه بر اينكه وظايف متعددي بر عهده دارند، پاسخگوي عموم مردم نيز هستند. به نرمافزارهاي يكپارچه مالي و اداري كه داراي نرمافزارهاي تخصصي حوزه شهرداري نيز باشند، نرمافزار جامع شهرداري گفته ميشود. برخي از نرمافزارهاي تخصصي حوزه شهرداري عبارتند از نرمافزار كميسيون ماده ۷۷، نرمافزار مديريت املاك و مستغلات، نرمافزار درآمد، بودجه و اعتبارات و...
شركتهاي توليدكننده نرمافزارهاي جامع مالي و اداري پس از ورود به يك حوزه كسب و كار جديد و استقرار نرمافزارهاي مورد نياز مشتري، وارد فاز شخصيسازي يا همان سفارشيسازي ميشوند و مطابق درخواستها و نيازهاي اختصاصي مشتري، اقدام به ايجاد تغييرات در ابزارها و روشهاي عملكردي نرمافزارهاي خود مينمايند؛ اين شركتها پس از رفع نيازهاي مشتري فعلي، سيستم جامع مالي و اداري خاص آن حوزه را ارايه ميكنند و سپس براي پوشش نياز مخاطبان بعدي خود از همان صنف و حوزه كسب و كار، نرمافزارهاي تخصصي و بهينهسازي شدهاي دارند كه حاصل تجربه قبلي آن شركت با مشتري تخصصي مربوطه بوده و اينگونه ميشود كه براي مشتريان بعدي سرعت استقرار بيشتر و بهبود عملكرد نرمافزار را به ارمغان ميآورد.
به همين دليل شركتهايي كه در حوزههاي تخصصي فعاليت دارند و براي آن حوزه نرمافزار جامع ارائه ميدهند، در صورت داشتن رزومه قويتر، مشتريان سرشناس و شاخص در آن حوزه، قطعا قابل اعتمادتر بوده و بيشتر ميتوان به تجربه و سابقه آنها اعتماد كرد؛ همچنين ميتوان با بررسي سابقه عملكرد اين نوع شركتها، مشاهده شكستها، موفقيتهاي آن و بررسي مشتريان، مناسبترين شركت و نرمافزار را انتخاب كرد.
تفاوت سيستم يكپارچه و نرمافزار يكپارچه
اگر امكان مديريت فرآيندها و سيستم گردش كار در يك نرمافزار يكپارچه قابل پيادهسازي باشد و با كمك نرمافزار بتوان برخي فرآيندها را بهصورت هوشمند بهنحوي پياده سازي كرد كه سرعت كار افزايش يابد و از تعداد كارهاي دستي و وابسته به نيروي انساني كاسته شود، ميتوان از عبارت سيستم يكپارچه به جاي نرمافزار يكپارچه استفاده كرد.
براي مثال شركتي را در نظر بگيريد كه كارشناسان حسابداري آن شركت صرفا دادهها را در نرمافزار يكپارچه مالي و اداري خود وارد ميكنند و آن نرمافزار، كليه گزارشات مورد نياز واحدهايي مختلف درون سازمان و خارج سازمان را بهصورت اتوماتيك و لحظهاي از دادههاي ثبت شده ايجاد و آماده استفاده ميكند.
گزارش صورت معاملات فصلي براي اداره امور مالياتي يا گزارش حقوق و دستمزد پرسنل براي هيات مديره بخشي از اين نوع گزارشات هستند كه در دورههاي زماني مختلف طي سال بر اساس پارامترهاي و فيلترهاي مختلف بارها و بارها مورد نياز و استفاده قرار ميگيرند و اگر اين نوع گزارشات بهصورت اتوماتيك توسط نرمافزار توليد نشده و نياز به اختصاص حداقل يك نفر براي اين منظور باشد، علاوه بر طولاني شدن پروسه تهيه گزارشات، خطاي انساني و هزينه سربار نيروي انساني نيز به شركت تحميل ميشود؛ در صورت وجود چنين خطاي بزرگي در محاسبات، تصميم سازي هيات مديره يا كارشناسي امور مالياتي بر اساس آن دادههاي غلط، آينده شركت به مخاطره مي افتد و ممكن است تا مدتي نسبتا طولاني كسي متوجه اشتباه پيش آمده نشود. اين موضوع در مورد شهرداريها كه سيستم جامع شهرداري نياز دارند نيز صدق ميكند.
البته اين مثال و مشكل ايجاد شده ناشي از خطاي انساني در مقياس يك شركت كوچك و خصوصي، ممكن است عمق فاجعه را نشان ندهد و حتي پس از يك زمان نسبتا طولاني اين مشكل شناسايي و داخل شركت قابل حل و فصل باشد؛ اما در سطح يك سازمان بزرگ مانند شهرداري، اداره دولتي يا يك شركت توليدي صنعتي كه درصد قابل توجهي از نياز روز بازار يك منطقه يا يك كشور را پوشش ميدهد، اين نوع اشتباهات ممكن است فاجعه ايجاد كرده و حتي منجر به ورشكستگي شوند يا توسعه و پيشرفت را مدتها عقب بياندازند و در عين حال پيامدهاي اقتصادي قابل توجهي براي ذينفعان آن سازمان يا شركت به وجود آورد كه جبران آن به سادگي ميسر نباشد.
بنابراين نقش مهم يك سيستم جامع نرمافزاري كه براساس سوابق و تجربيات چند ساله يك شركت، توليد و پشتيباني شده باشد در موفقيت سازمانها كاملا مشهود است و ميتواند به مديران آن سازمان اطمينان خاطر دهد تا با اعتماد به فعاليت و خروجيهاي آن سيستم بدون ترس و دغدغه روي آينده كسب و كار خود تصميم گيري و برنامهريزي كنند.
انواع نرمافزارهاي يكپارچه از نظر تكنولوژي و بستر فعاليت
نرمافزارهاي مالي و اداري را ميتوان به چند شكل و روش مختلف دستهبندي كرد و هركدام از اين دستهبنديها در جايگاه خود ارزشمند و مورد استفاده هستند و در تصميمگيري براي خريد نرمافزار توسط كسب و كارها يا سازمانها نقش دارند. اما دستهبندي نرمافزارها از نظر تكنولوژي و بستر فعاليت شايد يكي از مهمترين و كاربرديترين انواع دستهبندي باشد كه در دنياي امروز با توسعه و فراگير شدن بستر وب و پلتفرمهاي موبايل بيشتر مورد توجه و نياز است.
بنابراين ميتوان نرمافزارها را از يك نظر بر اساس تكنولوژي و زبان توليد شده دستهبندي كرد كه عبارتند از:
- فريم ورك دات نت مايكروسافت و بانك اطلاعاتي SQL Server
- زبان جاوا (Java) و بانك اطلاعاتي اوراكل (Oracle)
- زبان پايتون (Python) و بانكهاي اطلاعاتي NoSQL و SQL Based
- ساير زبانها و تكنولوژيهاي مرتبط
همچنين ميتوان بر اساس بستري كه امكان نصب و اجرا دارند دستهبندي كرد كه عبارتند از:
- قابليت نصب روي سيستم مشتري
- قابليت نصب و اجرا تحت وب
- قابليت اجرا بهصورت ابري (Cloud)
- قابليت نصب و اجرا روي موبايل و تبلت (اپليكيشن)
البته هر يك از دستهبنديهاي بالا صرفا به عنوان نمونه بوده و در حقيقت نوع و تعداد دستهها بسيار بيشتر و متنوعتر از نمونههاي ذكر شده است. اما مشتريان مختلف بر اساس گستردگي و ساختار سازماني خود به روشهاي مختلف، شركتها را طبقهبندي ميكنند و علاوه بر طبقهبندي، موارد مهم ديگري نظير سابقه فعاليت و عمر شركت، گستردگي فعاليت شركت در سطح كشور، تعداد دفاتر و نمايندگيها در شهرهاي مختلف، گستردگي و توانمنديهاي مرتبط با خدمات پس از فروش و پشتيباني، كيفيت مواجهه با بازخوردهاي مثبت و منفي مشتري و برخورداري از واحد صداي مشتري، اعتبار شركت نزد متوليان حوزههاي مختلف نظير شوراي عالي انفورماتيك كشور، گواهينامههاي فني و امنيتي و افتخارات كسب شده در حوزههاي مختلف و پارامترهاي متعدد ديگري كه براي مشتريان از درجه اهميت متفاوتي برخوردار است، در تصميمگيري نهايي آنها نقش دارد.
با در نظر گرفتن كليه مواردي كه ذكر شد، مشتريان سازماني بزرگ با تحقيق و بررسي كامل نرمافزار يكپارچه مالي و اداري مورد نظر خود را انتخاب ميكنند و پس از برگزاري جلسات دمو و مشاهده محيط و امكانات نرم افزار، با در نظر گرفتن ملاحظات سازماني، نرمافزار يا سيستم را تهيه كرده و معمولا براي چند سال و يا براي هميشه كاربر آن سيستم خواهند بود. به همين دليل شركتهاي توليد كننده نرمافزارهاي جامع مالي و اداري معمولا در رده شركتهاي متوسط و بزرگ محسوب ميشوند و در صورتيكه پارامترهاي ذكر شده را داشته باشند، شريك دائمي مشتري خود خواهند شد.
برچسب: